「求人を出しているのに、人が来ない」

「応募はあるけれど、なかなか採用したい人に出会えない」

「社員が少なく、毎日仕事に追われている」

「社長自身が事務作業までやっている」

そんな悩みを抱えている中小企業は少なくありません。

人が足りないと、多くの会社がまず考えるのが、

「もっと求人を出そう」

「採用広告を増やそう」

「誰か1人でも入ってくれたら楽になるのに」

ということです。

もちろん、本当に人が必要なのであれば採用は必要です。

ただ、その前に一度考えてみてほしいことがあります。

今、会社の中ではどんな仕事があり、誰が、どれくらい時間を使っているでしょうか。

もしかすると、

・昔から続けているだけの仕事
・同じ内容を何度も入力している仕事
・毎回ゼロから作っている資料
・時間はかかるけれど、本当は短くできる仕事
・特定の人しかやり方が分からない仕事

が、たくさん残っているかもしれません。

つまり、

本当に「人が足りない」のではなく、「仕事のやり方が今の人数に合っていない」可能性もある

ということです。

1. 人を探す前に、まず今ある仕事を全部出してみる

最初にやることは難しくありません。

社内でやっている仕事を、一度全部書き出してみることです。

例えば、

・電話対応
・メール作成
・見積書作成
・請求書作成
・売上の集計
・データ入力
・会議の議事録
・営業資料作成
・求人原稿作成
・SNS投稿
・ホームページの更新
・顧客情報の整理
・社内資料作成
・新人への説明
・マニュアル作成
・スケジュール調整

など。

そして、

「誰がやっているのか」

「週に何回あるのか」

「どれくらい時間がかかっているのか」

を見ていきます。

ここで大切なのは、

この仕事、本当に今も必要なのか？

と考えることです。

2. 昔からやっている仕事が、今も必要とは限らない

会社の中には、

「昔からこうしているから」

「前任者がやっていたから」

「なんとなく毎月作っているから」

という理由だけで続いている仕事があります。

例えば、

毎週作っているけれど、ほとんど誰も見ていない資料。

同じ数字をExcelと別のシステムの両方に入力している作業。

毎月同じ文章を少しだけ変えて作っている案内文。

こうした仕事は、人を増やす前に見直せるかもしれません。

一番楽になる方法は、仕事を早くすることではなく、

やらなくてもいい仕事をやめること

です。

3. 時間のかかる仕事は、AIや便利なツールで楽にできることもある

次に、

「この仕事、もっと早くできないか？」

を考えます。

最近では、AIを使うことで、

・メール文章を考える
・会議内容をまとめる
・長い文章を短く整理する
・求人原稿の下書きを作る
・営業資料の文章を考える
・SNS投稿の案を出す
・マニュアルのたたき台を作る
・文章を読みやすく整える
・Excelでどう計算すればいいか調べる

といったこともできるようになっています。

例えば、

これまで1時間かけて作っていた文章を、AIで下書きを作り、人が確認する形に変えることで、20分、30分で終わるようになることもあります。

1回だけなら小さな差です。

でも、

毎週ある仕事。

毎日ある仕事。

複数人がやっている仕事。

であれば、その差は大きくなります。

4. 「人が足りない」のではなく「時間が足りない」会社もある

例えば、

社員3人が毎日1時間ずつ事務作業をしているとします。

1日で3時間。

月20日働けば、月60時間です。

この作業を見直して、半分の時間で終わるようになれば、月30時間分の余裕が生まれます。

もちろん、これだけで新しい社員1人分になるわけではありません。

ただ、

今いる社員の時間を取り戻す

という意味では、大きな違いです。

採用だけではなく、

「今いる人の時間をどう増やすか」

という考え方も、人手不足の会社には必要です。

5. AIを入れるだけでは、仕事は楽にならない

ここで勘違いしやすいのが、

「じゃあAIを会社に入れればいいのか」

ということです。

実際には、AIを使えるようにしただけでは、仕事はあまり変わりません。

社員からすると、

「何に使えばいいか分からない」

「どう聞けばいいか分からない」

「会社の情報を入れていいのか不安」

「間違った答えが出たら怖い」

ということもあります。

だから大切なのは、AIそのものを勉強することより、

自分たちの仕事のどこに使えるかを知ること

です。

例えば、

「会議のまとめに使う」

「求人文章を作るときに使う」

「営業資料の下書きに使う」

「新人向けの説明文を作る」

というように、実際の仕事に合わせて使う必要があります。

6. 仕事を整理すると、本当に必要な人が見えてくる

仕事を整理すると、採用にも良い影響があります。

例えば、

求人票には

「事務スタッフ募集」

と書いている。

でも実際には、

・電話対応
・請求書作成
・SNS更新
・求人管理
・資料作成
・社員との調整
・お客様対応

まで求めている。

これでは、

「結局どんな人が欲しいのか」

が分かりにくくなります。

仕事を整理して、単純な作業を減らすことができれば、

「人と話すのが得意な人」

「社内をまとめるのが得意な人」

「数字を見るのが得意な人」

など、本当に欲しい人材が見えやすくなります。

つまり、

いい人が来ないのではなく、会社側が何をお願いしたいのか整理できていない

こともあります。

7. 採用した人に「何でもやって」は続きにくい

人手不足の会社では、せっかく採用できても、その人に仕事がどんどん集まってしまうことがあります。

「これもお願い」

「前の人がやっていたからこれも」

「人がいないからこれも」

と増えていく。

すると、

入社前に聞いていた仕事と違う。

仕事の範囲が分からない。

教えてくれる人によって言うことが違う。

そんな状態になりやすくなります。

人を採用する前に、

会社の中の仕事を整理しておくこと

は、採用だけではなく、入社した人が続きやすい会社にするためにも大切です。

8. 全部を社員にやらせる必要もない

仕事を整理したら、全部を社内でやる必要もありません。

考え方は大きく3つです。

社内でやる仕事

毎日の仕事として、社員ができた方がいいもの。

外部に任せる仕事

専門家にお願いした方が早く、結果が出やすいもの。

新しく人を採用してお願いする仕事

会社の中で継続して必要で、人でなければできないもの。

この3つを分けることが大切です。

「人が足りないから、とにかく何でもできる人を採用したい」

ではなく、

何を誰にお願いするのかを決める

ということです。

9. 今いる社員に新しいことを覚えてもらう方法もある

仕事を整理していくと、

「これは今いる社員ができるようになった方がいい」

というものも出てきます。

例えば、

・AIを使って文章を作る
・簡単な資料を作る
・求人情報を更新する
・SNSを更新する
・Excel作業を効率よくする
・社内マニュアルを作る

といったことです。

こうしたスキルを社員に覚えてもらうことで、外注していた仕事の一部を社内でできるようになることもあります。

会社の中でできることが増えると、

人が辞めるたびに全部やり直す、

という状態も減らしやすくなります。

10. 社員教育に使える助成金もある

こうした社員教育を行うとき、条件によっては国の助成金を活用できる場合があります。

代表的なものの一つが、厚生労働省の「人材開発支援助成金」です。

これは、会社が社員に仕事で必要な知識や技術を身につけてもらうために研修などを行った場合、研修費用や、研修中の賃金の一部などを助成する制度です。

研修内容や会社の状況によっては、AIやデジタルを使った仕事の進め方を学ぶための教育などが対象になる場合もあります。

ただし、

AI研修なら何でも助成金が使えるわけではありません。

会社の条件。

社員の条件。

研修内容。

研修時間。

申請の時期。

などによって変わります。

そのため、

「助成金が使えるから研修を受ける」

ではなく、

まず会社の仕事を整理した上で、本当に必要な教育を考えることが大切です。

助成金の活用を検討されている場合は、株式会社丙寅へご相談ください。

御社の状況や取り組みたい内容を確認しながら、活用できる可能性がある制度も含めて一緒に整理していきます。

11. 順番を間違えないことが大切

人が来ない。

仕事が回らない。

そんなときに、いきなり求人を増やしたり、いきなりAI研修を始めたりする必要はありません。

まずは、

① 今やっている仕事を全部出す

次に、

② やめられる仕事を減らす

そして、

③ 時間がかかっている仕事を楽にする

その上で、

④ 今いる社員でできることを増やす

最後に、

⑤ それでも必要な人を採用する

この順番で考えるだけでも、会社の人手不足の見え方は変わります。

まとめ：人が来ない会社ほど、まず仕事を見直す

求人を出しても人が来ない。

いい人材がなかなか採れない。

そうなると、

「もっと求人を出さなければ」

と考えたくなります。

でも、その前に一度、会社の中を見てみてください。

本当に必要な仕事はどれでしょうか。

やめられる仕事はありませんか。

時間をかけすぎている仕事はありませんか。

AIや便利なツールで楽にできる仕事はありませんか。

今いる社員に覚えてもらえる仕事はありませんか。

外部に任せた方がいい仕事はありませんか。

そのうえで、

本当に人が必要な仕事だけを採用する。

これから人が集まりにくくなる時代に、会社を守るために必要なのは、

「何人採用するか」

だけではありません。

今いる人数でも仕事が回る会社に少しずつ変えていくこと。

その考え方も、これからは必要になってくるのではないでしょうか。

人手不足・仕事の見直し・AI活用のご相談はこちら

株式会社丙寅では、

「求人を出しても人が来ない」

「いい人材がなかなか採用できない」

「社員が忙しすぎて仕事が回らない」

「社長自身が事務作業までしている」

「どの仕事から見直せばいいか分からない」

「AIが便利らしいけれど、自社で何に使えるのか分からない」

「今いる社員でできることを増やしたい」

といった企業様からのご相談を受け付けています。

難しい仕組みをいきなり入れるのではなく、まずは、

今どんな仕事をしているのかを整理するところから。

その上で、

減らせる仕事。

楽にできる仕事。

社員に任せられる仕事。

外部に任せる仕事。

新しく人を採用すべき仕事。

を一緒に整理していきます。

社員教育が必要な場合には、助成金を活用できる可能性もあります。

助成金の活用を検討されている場合も、株式会社丙寅へご相談ください。

「うちの場合、何から見直したらいい？」

という段階でも構いません。

まずは公式LINEより、お気軽にお問い合わせ・ご相談ください。